Topogràfics i inventaris: eines per organitzar i recuperar els documents
La Biblioteca de Catalunya (BC) té prop de 4 milions de documents, la major part d’ells guardats en els seus Dipòsits.
Fotografia: Biblioteca de Catalunya
Per poder organitzar i localitzar de forma àgil i ràpida els documents, és imprescindible que cadascun estigui identificat amb una signatura topogràfica o referència, que indica a quin dipòsit està situat i permet localitzar-lo a la prestatgeria o calaixera.
La BC té més de 100 anys d’història i documents de tipologies molt diverses, i és per això que trobem més de quatre-centes varietats de topogràfics. Cada unitat de la Biblioteca té els seus en funció del suports i tipus de documents: llibres, pergamins, manuscrits a la Unitat Bibliogràfica; gravats, dibuixos, mapes, plànols, fotografies a la Unitat Gràfica; diaris i revistes a la Unitat Hemerogràfica; cilindres de cera, discos de pedra o vinil, vídeo, cintes d’àudio, cassetes,cd, etc. a la Unitat de Sonors i Audiovisuals.
Jordi Rubió –el primer director de la biblioteca— va decidir adoptar el sistema de classificació decimal per organitzar la major part dels documents, tant a les sales de lectura com als dipòsits, tret de les col·leccions especials de Reserva. Felip Mateu, qui va dirigir-la a partir de 1940, era un gran admirador d’aquest tipus d’organització, tal com explicava a la revista Biblioteconomia:
«Uno de los grandes aciertos de los fundadores de la Biblioteca de Catalunya fue atender desde el primer momento a esta cuestión: adoptar un sistema de clasificación simultáneo en ficheros y en depósitos, lo que daría una ordenación de la biblioteca por materias en todo momento, suprema aspiración del bibliotecario moderno y del lector que desea ver en los estantes lo que halla en los catálogos.
»Una biblioteca ordenada por materias es un precioso elemento para el investigador. Se argüirá, que el público no tiene acceso a los depósitos; cierto, en la mayor parte de las bibliotecas; pero nada impide que en determinadas condiciones lo tenga. Los partidarios del sistema –que no es sistema alguno– de la libre colocación en las tablas, debe pensar en lo que significaría haber de presentar en un momento dado todas las obras de una biblioteca sobre una determinada materia para organizar una exposición bibliográfica, o en una inspección o examen in situ por el especialista, o, sencillamente, en el traslado de una biblioteca, y poder decir que durante él se hallan a disposición del público las materias de los números decimales 4, 5, etc. Y pendientes las materias de tal o cual número. Por esto es de alabar la previsión que llevó a organizar la antigua Biblioteca de Catalunya decimalmente; un cuarto de siglo después se trasladaría de local y al inaugurarse el nuevo se pudo saber qué materias estaban en situación de ser servidas y cuáles no.»
Tot i trobar admirable aquest tipus d’organització dels dipòsits, aprofitant que la biblioteca s’acabava de traslladar a la nova seu, a l’antic Hospital de la Santa Creu, va decidir convertir la classificació de les monografies en organització topogràfica, i simplificà els números a les dues primeres xifres de la classificació decimal. Va organitzar els llibres per formats, i els va ordenar seguint un número correlatiu (83-8-345). A més, va separar els llibres que hi havia abans del trasllat dels que entraven de nou, per tornar a començar l’organització. Als que ja hi havia a la biblioteca els van posar davant de la signatura topogràfica la lletra A, i així tota una part del Dipòsit quedà tancada.
Els anys 90 es va construir un nou dipòsit, i mentre es feia, tots els documents van canviar d’ubicació. Novament es va aprofitar el trasllat provisional per modificar els topogràfics dels fons generals de dipòsit. La classificació per matèries, iniciada amb Jordi Rubió i continuada, d’alguna manera, amb Felip Mateu, no tenia sentit en un dipòsit tancat als usuaris i dificultava la gestió de l’espai, ja que se n’havia de reservar darrere de cada número. És per això que amb el trasllat es decidí tornar a iniciar l’organització, substituint els dos primers números de la classificació per l’any d’entrada del document a dipòsit, i col·locant-los així un darrere l’altre, aprofitant l’espai al màxim (1993-8-44, 2000-4-455).
A més dels fons generals de monografies, a la BC trobem les col·leccions especials i les publicacions periòdiques o en sèrie. Les primers sovint s’identifiquen amb les primeres lletres del nom de fons, les segones, inicialment decimals, també han adoptat la numeració correlativa.
Així, el topogràfics a la BC són una combinació de lletres i números. Estan formats per 3 parts :
- identificació del fons, col·lecció o tipus de suport
- número correlatiu que indica l’ordre d’entrada
- format o mida del document
Les signatures tipus números currens es poden aplicar a tot tipus de documents, tant a monografies com a les publicacions periòdiques. A les sèries s’aplica una signatura genèrica a tota una col·lecció o títol.
Aquest sistema de número correlatiu i separar els llibres per format fa que l’espai disponible per l’emmagatzematge sigui més gran i més fàcil de gestionar.
Exemples del sistema de números corrents aplicats tant a monografies com a col·leccions de revistes
Inventaris topogràfics
Per generar els topogràfics de tipus número correlatiu els inventaris són una eina molt útil. Es tracta de llistes on estan recollits els documents amb unes dades mínimes: autor, títol i número de registre. Originalment eren escrits a mà, però han anat evolucionant fins avui dia que s’elaboren a partir d’una base de dades.
Diferents èpoques dels inventaris:1941 aprofitant els fulls dels registres de llegidors de la Biblioteca de Catalunya quan era la Biblioteca de l’Institut d’Estudis Catalans; l’any 1942 ja es van imprimir fulls amb el nom de Biblioteca Central
Fulls d’inventari de l’any 1982 amb el nom recuperat
L’any 1992 es va iniciar l’inventari de revistes i a partir del 2005 els topogràfics es generen automàticament.
En els inventaris s’anoten totes les incidències que pot tenir el document al llarg de la seva vida dins la institució: si s’ha extraviat en el préstec, si ha canviat de signatura, si ha passat a una secció diferent, i per tant ha canviat de dipòsit i topogràfic, si s’ha donat de baixa, etc.
Inventaris de monografies del fons general
Inventaris de Reservai fullets
És una eina complementària del catàleg i molt útil en la recerca de documents quan hi ha alguna incidència, sobretot en el cas dels que provenen dels catàlegs manuals antics. En moltes ocasions són la darrera opció per localitzar els documents i l’eina imprescindible per fer revisions físiques del fons.
Núria Grau
Servei de Emmagatzemament, Preservació i Conservació
Marga Losantos
Servei d'Accés i Obtenció de Documents
Facebook de la biblioteca Twitter de la biblioteca Flickr de la biblioteca Tagpacker de la biblioteca Canal Youtube de la biblioteca Pinterest de la biblioteca Instagram de la biblioteca