Què passa quan demanem un document? Organització i gestió dels dipòsits de la biblioteca
A la Biblioteca de Catalunya, els dipòsits de documents ja processats, que són els que els usuaris poden consultar, estan repartits en dos edificis. N’hi ha cinc a la seu central al carrer Hospital (4 plantes subterrànies d'uns 1.200 m2 i un dipòsit a la planta 0) i onze d’uns 250 m2 a l’edifici de l’Hospitalet repartits en tres plantes.
A banda hi ha els documents de lliure accés que es troben a les sales de lectura, 500 metres lineals de premsa de gran format a l’edifici de Villarroel i les biblioteques tècniques de les diferents seccions. Per altra banda hi ha els documents pendents de processar als dipòsits de gestió de les diferents seccions.
En aquest article es descriu com estan organitzats els equips de personal que treballen als dipòsits dels dos edificis principals, que son els que gestiona el Servei d’Emmagatzemament, Preservació i Conservació (SEPIC).
Als Dipòsits de la seu central, a l’edifici històric, es custodien els documents amb més consulta i els documents més valuosos, la Reserva. La documentació ocupa 36 km lineals de prestatgeria i el 2021 va concentrar el 77% de la consulta de documents.
Fotografia: Oriol Miralles. Àrea de Digitalització. Biblioteca de Catalunya
Els Dipòsits de la BC a l’Hospitalet van ser ocupats al 2007 i concebuts com a dipòsits d’alta densitat per a documents amb poca consulta, però amb els anys s’hi han anat traslladant fons amb consulta més freqüent per fer espai al dipòsit d’Hospital. La documentació ocupa prop de 25 km lineals i va concentrar un 23 % de la consulta l’any 2021.
A l’Hospitalet s’ha de fer servir escales per poder accedir als documents col·locats a les lleixes més altes.
El personal de dipòsit del carrer Hospital està format per vuit persones distribuïdes en dos torns (mati i tarda) i dues persones a l’Hospitalet en torn de matí.
La tasca principal de l’equip es fer arribar als usuaris els documents que han sol·licitat per a la consulta o préstec.
A l’ordinador de dipòsit es reben les peticions que sol·liciten els usuaris a través del catàleg. Aquestes peticions es poden fer des de la mateixa biblioteca o des de qualsevol altre lloc. Cada 30 minuts a Hospital i dos cops al dia a l’Hospitalet, s’imprimeixen les butlletes de les peticions i es col·loquen dins del que anomenem “mòmies” que es deixen a les lleixes en el lloc que ocupa el document.
Les butlletes es distribueixen i separen per dipòsits i plantes. Cada persona s’encarrega de buscar les butlletes assignades als armaris o calaixeres corresponent.
Cada document te el seu topogràfic i està a una planta determinada. Es localitza l’armari i dins de l’armari localitzem el document.
Un cop localitzat el document i substituït per la seva “mòmia” a la prestatgeria, s’envia a la Sala General pel transportador de documents i s’anota al programa que el document s’ha servit.
A la Sala de Reserva, els documents es porten en mà des del Dipòsit al taulell d’informació.
De l’Hospitalet es traslladen en furgoneta dos cops al dia.
El retorn dels documents es fa per vagonetes o manualment en un carro els de la Sala de Reserva.
Fotografia: Oriol Miralles. Àrea de Digitalització. Biblioteca de Catalunya
Per guardar-los al seu lloc, es classifiquen i ordenen per plantes i dipòsits i es retornen a les lleixes i amb les mòmies recuperades es donen de baixa al programa de peticions. Aquesta última operació l’anomenem “matar”, es a dir, es tanca el circuit del document.
El personal de Dipòsit és poc visible però la seva tasca és imprescindible per fer arribar els documents als usuaris, el darrer pas de tots el processos de la BC.
Núria Grau
Servei d’Emmagatzemament, Preservació i Conservació
Més informació
Facebook de la biblioteca Twitter de la biblioteca Flickr de la biblioteca Tagpacker de la biblioteca Canal Youtube de la biblioteca Pinterest de la biblioteca Instagram de la biblioteca