L’activitat dels bibliotecaris més coneguda per part dels usuaris és la relacionada amb els serveis que es desenvolupen a les sales de lectura. Cal dir que hi ha altres tasques menys visibles però igualment essencials per garantir els serveis, una d'elles és la catalogació a la qual dediquem aquest apunt. La Biblioteca de Catalunya rep cada any al voltant de 100.000 unitats físiques de diferent tipologia: llibres antics i moderns, revistes, enregistraments sonors, mapes, dibuixos, manuscrits,  partitures, etc. i sense la catalogació prèvia no es podria accedir als documents.

La catalogació és bàsica per garantir l’accés als documents, és dir, poder-los trobar. És un treball tècnic que consisteix en introduir les dades principals del document al catàleg per tal d’identificar-lo i fer-lo recuperable utilitzant programaris especialitzats en gestió de biblioteques. Aquesta tasca es fa seguint unes pautes i normes internacionals establertes per assegurar l’accés i l’intercanvi d’informació a nivell mundial. Per garantir la qualitat del catàleg existeix el Servei de Normalització Bibliogràfica que adapta la normativa catalogràfica i supervisa el catàleg.

- El procés tècnic dels documents

Un cop ingressen els documents  a la biblioteca, s'inicia el procés de segellat per identificar la propietat dels documents i s'adjudica un codi de barres a cadascun a efectes d’identificació. Tot seguit comencen els tràmits de catalogació i finalment quan arriben al dipòsit se'ls assigna un topogràfic que permetrà localitzar-los a la prestatgeria.

La catalogació pròpiament comprèn tres fases:

- Descripció bibliogràfica per tal de reconèixer cada document
- Assignació de punts d’accés per facilitar la seva recuperació
- Indexació i Classificació per facilitar la seva recuperació a nivell de contingut

- La Descripció

Consisteix en crear el registre bibliogràfic recollint les dades descriptives del document: el títol, o títols del document, mencions de responsabilitat, peu d’impremta, característiques físiques (nombre de pàgines, cm, il·lustracions, tipus d’il·lustracions (taules, gràfics, làmines, retrats, mapes plegats), la col·lecció. Aquestes dades permeten al lector saber com és el document, si és il·lustrat, quines dimensions té, a quina col·lecció pertany o de quina editorial procedeix...

Aquestes dades es codifiquen d’acord amb el codi internacional MARC 21 de dades llegibles per màquina, que tenen un format de sortida més simplificat, de manera que l’usuari comprengui la informació.  Aquest format de sortida es basa en la ISBD (International Standard Bibliographic Description) i de fet és semblant a la coneguda “fitxa de biblioteca”).

- L'Assignació de punts d’accés

L’assignació de punts d’accés facilita la recuperació dels registres. Els punts d’accés freqüents són: l’autor o autors, entitats, títols, col·leccions... Les normes que se segueixen a la majoria de països són les Regles Angloamericanes de Catalogació o Angloamerican Cataloguing Rules (AACR2). Aquestes normes són molt extenses, perquè contemplen totes les formes i casuístiques que un o diferents autors i/o entitats poden presentar en un document. Estableixen com triar la forma del nom d’una persona, per exemple, aquest nom pot ser el nom real de la persona, un pseudònim, un títol nobiliari, un diminutiu, unes inicials o qualsevol altra apel·lació. En tots els casos es tracta d’optar pel nom pel qual la persona és coneguda normalment en el seu context.  

També hi ha especificacions quan s’ha d’optar per  triar entre formes diferents del mateix nom o formes per diferenciar noms idèntics, per exemple, afegint-hi les dates de naixement i/o mort o optant per formes més completes, amb els segons cognoms:

Maragall Mira, Pasqual, 1941-  vegeu: Maragall, Pasqual, 1941-

Aquesta tasca en molts casos requereix investigar sobre els autors o entitats.

- La Indexació i Classificació

Indexar significa informar del contingut del llibre, és dir del tema o temes que tracta a través d’uns termes. Aquesta acció es fa seguint una llista de paraules normalitzades o matèries. Aquesta llista és la LEMAC: Llista d’Encapçcalaments de Materia en Català, una adaptació de la LCSH  (Library of Congress Subject Headings)

Per exemple: Si un llibre parla d’Edificis, un bibliotecari podria dir i escriure que parla de “Construccions”, un altre d’ ”Estructures” i un altre de “Cases”… Si cada bibliotecari ho fes a la seva manera seria caòtic perquè llavors els llibres o documents que parlen sobre un mateix tema, es trobarien dispersos i repartits sota diferents termes. En aquest sentit la funció de la llista de matèries assegura un control de l’ús terminològic establint un control previ de termes acceptats i no acceptats. Aquesta llista es va actualitzant constantment i dins de la llista els termes tenen especificacions i relacions.

Finalment queda la funció de Classificar seguint la CDU (Classificació Decimal Universal), classificar vol dir que a cada document se li assigna un número que representa un dels camps del coneixement. La classificació decimal universal és un sistema de classificació numèric que agrupa i estructura jeràrquicament els coneixements a través de números.  Aquest sistema permet recuperar tots els documents d’una matèria sense necessitat del coneixement lingüístic. La classificació decimal s’utilitza a moltes biblioteques per ordenar els llibres d’accés al públic de manera temàtica. Tradicionalment la CDU identifica força la labor dels bibliotecaris, i tot i que actualment la tecnologia ofereix noves estratègies de cerca i recuperació de la informació, el seu ús continua considerant-se vàlid.

La qualitat de la catalogació garanteix la identificació dels fons, evita la seva dispersió intel·lectual, facilita la recuperació de la informació i afavoreix els projectes de col·laboració. Mantenir la unitat dels punts d’accés i la exactitud dels registres és una tasca bàsica per construir catàlegs col·lectius i d’accés mundial.

Mariàngels Granados Colillas
Col·leccions Generals