9.1.5 Externalització
9.1.5.1 Quan s'externalitza l’extracció de senyal del material, especialment a empreses privades, és important definir amb precisió les tasques encomanades. La millor manera d’aconseguir-ho és especificar com a part del contracte l'observança dels estàndards establerts per la IASA en aquestes Directrius.
9.1.5.2 Quan s'externalitza qualsevol procés d'àudio és essencial establir un sistema de control de qualitat que proporcioni un alt nivell de seguretat sobre la correcta realització dels treballs contractats. Aquestes mesures s'hauran de basar en el lliurament estricte de metadades de preservació, així com anàlisis de mostres triades a l'atzar, visites no anunciades als proveïdors de serveis i proves dels equips de transferència. Cal fer especial atenció a la comprovació dels sistemes de control de qualitat automatitzats i manuals establerts pel proveïdor, així com a la capacitat de l’empresa de gestionar contractes a llarg termini a través de la utilització de metodologies de gestió de projectes, la seva experiència amb contractes similars i amb formats específics, el manteniment dels equips i, finalment, l'equilibri entre cost i qualitat. Abans de començar la fase de digitalització a nivell de producció (procés a més gran escala) es recomana la realització de petites proves específiques per a garantir que tots els aspectes del procés compleixin amb els criteris especificats.
9.1.5.3 Una de les responsabilitats d’un arxiu sonor és gestionar i controlar l'accés als seus fons d’acord amb els límits legals, morals o ètics associats amb el contingut; externalitzar els processos no permet a l'arxiu derogar les seves responsabilitats en aquest respecte. Quan un material d'arxiu es dóna a una entitat externa per a dur a terme qualsevol procés d'àudio és necessari definir en el contracte les restriccions sota les quals ha de funcionar el prestador de serveis. Per a materials amb drets comercials d'autor les limitacions legals probablement estaran descrites per llei i per tant es podrà remetre a la legislació; quan es tracti de drets de privacitat o ètics caldrà definir-los, i el proveïdor de serveis haurà de reconèixer el seu compromís de compliment. També és important especificar com i quan les còpies s'eliminaran del sistema d'emmagatzematge del contractista quan arribi el final de la seva responsabilitat i el material i el contingut retorni als propietaris o a l’arxiu.
_____________________________