9.1.3 Com compartir responsabilitats entre arxius
9.1.3.1 En el cas que una institució prefereixi mantenir la responsabilitat de la seva col·lecció d’arxiu, hi ha diferents possibilitats que no requereixen renunciar a la col·lecció.
9.1.3.2 Una possibilitat és produir objectes d'àudio digitals internament, però confiar la preservació digital a un altra institució. Hi ha un bon nombre de solucions en les quals es manifesta aquesta possibilitat. Una, potser la més adequada per a institucions acadèmiques i universitats, és en el cas que diverses unitats es dediquen a la producció i a l'ús de documents d'àudio (i audiovisuals) digitals. Sovint aquestes institucions disposen d'una instal·lació informàtica central, molt sovint amb una responsabilitat ja definida en la gestió de diversos objectes digitals. La instal·lació d'emmagatzematge de dades podria assumir la responsabilitat de la preservació a llarg termini del contingut d'àudio creat. És important, però, que la unitat central estigui completament familiaritzada amb les qüestions específiques de la preservació a llarg termini d'objectes digitals d'àudio i que desenvolupin regles ben definides per a la producció de fitxers d'arxiu. La unitat central prescriuria els formats d’enregistrament, la resolució, els procediments d'anotació, i altres temes d'arxiu que cal seguir. Un altra opció seria confiar les tasques de preservació a llarg termini a empreses privades. Aquest sistema podria funcionar per a materials de nova producció, en particular els registres de camp en diverses disciplines com l'antropologia, la lingüística, l'etnomusicologia i la història oral.
9.1.3.3 Una altra manera de dur-ho a terme és en cas de grans col·leccions amb un emmagatzematge adequat, instal·lacions de transferència i coneixements tècnics, però amb una infraestructura de suport de la instal·lació d'emmagatzematge digital que no està prou desenvolupada per a constituir un repositori digital fiable. En aquestes circumstàncies, la institució local podria realitzar l'extracció de senyal i enviar els objectes d'àudio digitals resultants a l'arxiu seleccionat.
9.1.3.4 En el cas d'institucions que ja hagin acumulat, tot i que dispersos, objectes originals històrics analògics o digitals, l'extracció de senyal dels originals per a produir fitxers digitals de preservació es podria concentrar en una unitat equipada professionalment, que també es podria incorporar a la unitat informàtica central. Si en conjunt, tota la institució no arribés a una quantitat crítica de materials o suports, convindria externalitzar el procés d'extracció de senyal. El mateix passa si la institució no té experiència o equipament propi per a la digitalització professional.
9.1.3.5 En qualsevol d'aquests casos, quan un arxiu extern assumeix la responsabilitat de l'ingrés, la gestió o la preservació dels objectes d'àudio digitals, la comprensió clara de les funcions i responsabilitats dels diferents socis involucrats esdevé imprescindible. La norma ISO 20652:2006 Sistemes de transmissió de dades i informació - Interfície productor / arxiu - Estàndard d’abstractes metodològics identifica, defineix i estableix l'estructura de les relacions i interaccions entre un productor d'informació i un arxiu: defineix la metodologia per a l'estructura de les accions requerides des del moment inicial de contacte entre el productor i l'arxiu fins que els objectes d’informació rebuts són validats per l'arxiu. Aquestes accions abasten la primera etapa del procés d'ingrés tal com es defineix al model de referència del Sistema d'Informació d'Arxivament Obert (OAIS) (vegeu la norma ISO 14721). http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=39577
_____________________________