6.1.9 Repositoris digitals de confiança (RDC) i responsabilitat institucional
6.1.9.1 Les especificacions tècniques de l'entorn d'emmagatzematge digital són part important per a assegurar que el contingut digital gestionat es manté accessible als investigadors del futur. No obstant això, no són per si mateixes garantia suficient d'èxit en aquesta tasca. La institució que acull l'arxiu digital ha de ser capaç d'assegurar que el contingut que gestiona es manté i es cataloga de manera responsable. El 2002, el Research Libraries Group (RLG) i l'Online Computer Library Center (OCLC) van publicar conjuntament el document Trusted Digital Repositories: Attributes and Responsibilities (TDR) —que es pot traduir com a Repositoris digitals de confiança: atributs i responsabilitats—, que articulava un marc d'atributs i responsabilitats per al desenvolupament de repositoris digitals fiables i sostenibles «rque requereix un arxiu per a proveir preservació de la informació digital de manera permanent o a un llarg termini indefinit ».
6.1.9.2 Aquests atributs inclouen la conformitat amb el model de referència OAIS, la viabilitat organitzativa, la sostenibilitat financera, la idoneïtat tecnològica i procedimental, la seguretat del sistema i l'existència de polítiques apropiades per a garantir la posada en pràctica de les mesures adequades per a la gestió i preservació de les dades.
6.1.9.3 El reflex pràctic de tot això és el document Trustworthy Repositories Audit and Certification (TRAC): Criteria and Checklist (2007), que es pot traduir coma Certificació i auditoria de repositoris de confiança: criteris i llistat de verificació. Mitjançant aquest document, un arxiu pot establir fins a quin punt les pràctiques, enfocaments i tecnologies en ús o en projecte són apropiades per a la preservació de la informació digital dipositada sota la seva responsabilitat.
6.1.9.4 El llistat de verificació aborda diversos àmbits sensibles agrupats en tres àrees principals: infraestructura organitzativa, gestió de l'objecte digital i tecnologies, seguretat i infraestructura tècnica.
6.1.9.5 La infraestructura organitzativa es contrasta avaluant la idoneïtat de les decisions preses i la viabilitat organitzativa, l'estructura de l'organització i la seva plantilla, els procediments comptables i els plans d'empresa, la sostenibilitat financera i la consideració de llicències i compromisos adquirits. L'àrea de control de la gestió de l'objecte digital avalua l'adquisició de contingut, la creació de paquets per a arxiu, la planificació de la preservació, la planificació de l’emmagatzematge, la gestió de la informació i el control d'accés. La tercera i última àrea de la llista de verificació audita la infraestructura del sistema, l'ús de tecnologies apropiades per a la tasca i la seguretat del sistema i de la institució en qüestió.
6.1.9.6 La terminologia utilitzada en Trustworthy Repositories Audit and Certification (TRAC): Criteria and Checklist pretén representar els arxius digitals en el sentit més ampli de la paraula. Per això, el significat del document pot resultar ocasionalment obscur per al responsable de l'arxiu d'àudio. Tanmateix, els aspectes que el document examina i avalua són crucials per a la planificació i la gestió d'un arxiu d'àudio digital. És molt recomanable que els responsables de l'arxiu l’usin per a examinar la idoneïtat de la institució per a gestionar una col·lecció digital, així com per identificar les possibles debilitats en l'actual estratègia de preservació digital.
_____________________________