Alguna vegada us heu preguntat que hi ha darrere de la publicació d’una nova col·lecció a la Memòria Digital de Catalunya (MDC)?

Aprofitant la incorporació de l'última col·lecció a la MDC procedent de la secció de Música, el Fons Enric Granados, us en farem cinc cèntims.

Per on comencem? Primer de tot cal dir que per crear una col·lecció a la MDC ho fem a través de l’eina CONTENTdm, que ens permet gestionar qualsevol col·lecció digital de forma fàcil i amb els estàndards actuals, i donar accés web a aquestes col·leccions. CONTENTdm gestiona tot tipus de formats: TIFF, JPEG, JPEG2000, PDF, URL’s, imatges, vídeo, i arxius d'àudio.

Els components bàsics d’aquesta eina són dos: una estació de treball, Project Client, instal·lada a l’ordinador i que permet la càrrega de documents, i un administrador web, CONTENTdm Administration, per poder configurar i gestionar la col·lecció.

Per no entrar gaire en la part més tècnica del procés us deixem una guia ràpida dels passos a seguir per crear una nova col·lecció:

- Decidir el nom de la col·lecció, el text de presentació i la imatge representativa de la mateixa (junt amb la secció a la qual pertanyi el fons), i crear la capçalera amb aquestes dades, que posteriorment ens serviran per a través de l’Administrador del CONTENTdm crear la pàgina de presentació de la col·lecció.

- Enviar correu al CSUC perquè creïn la col·lecció nova per poder treballar al CONTENTdm. Els hi hem de facilitar les metadades definides prèviament, els usuaris autoritzats, el nom de la col·lecció, el text de presentació i la imatge representativa.

- Crear el projecte al Client del CONTENTdm per poder carregar els documents.

- Preparar els arxius a carregar a la MDC, així com les metadades de cada document. Per a càrregues massives aquestes metadades es preparen prèviament en un fitxer de text que s’exportarà al Client del CONTENTdm.

- Carregar els documents (fitxers + dades) de la col·lecció al Client del CONTENTdm, per posteriorment pujar, aprovar i indexar la col·lecció a l’Administrador.

- Un cop tot estigui correcte, posar la col·lecció en estat de “Pública”, ja que romandrà en estat de “No pública” fins que es decideixi (generalment un cop carregats tots els documents a la MDC se li canvia l’estat).

- Enviar un correu al CSUC perquè la posin en obert a la web de la MDC, ja que en un principi la col·lecció romandrà al llistat de ”Properes incorporacions”.

- Enviar un correu als agents implicats de la Biblioteca de Catalunya informant que hi ha una nova col·lecció publicada a la MDC.

Els aspectes més importants a tenir compte a l’hora de crear una nova col·lecció són principalment, el gruix dels documents que la formaran i les seves característiques físiques, com per exemple si són text o imatge, si tenen drets o no, si el document és una sola imatge o és compost (més d’una imatge), etc ... En el cas del Fons Granados era tot text, majoritàriament partitures i particel·les, i una part de correspondència personal manuscrita. I cada document estava compost per més d’una imatge.

I molt important, els documents que es publiquen a la MDC han d’estar catalogats, sigui de manera individual sigui descrits en una ajuda de cerca.

També hem de tenir present si els documents que volem publicar ja estan digitalitzats o no, si és que sí, les imatges les descarreguem de COFRE i les convertim a format JPEG a 150 ppp, i si no és el cas, els tècnics de la secció fan la digitalització dels documents que calgui amb les seves particularitats. Excepcionalment es pot donar el cas que un document digitalitzat prèviament hagi patit modificacions que facin convenient una nova digitalització. Aquest seria el cas de la partitura Goyesca: partition, de la qual existia una digitalització de l’any 2008 però que va ser restaurada l’any 2015. A la MDC per tant es pot consultar el document en el seu estat actual.   

En la guia ràpida que us hem proporcionat us hem informat que inicialment s’han de definir uns camps de metadades, que és on anirà la informació de cada document que publiquem i la que es veurà a la web de la MDC (títol, autor, matèries, drets, enllaç al registre bibliogràfic del document físic, ... i una sèrie de camps més tècnics). Aquests camps són editables i és molt important que les dades que hi apareixen estiguin correctes. Els camps que es defineixen poden variar d’una col·lecció a una altra, però hi ha un únic camp obligatori pel CONTENTdm, el camp de títol, i 3 camps més – el format, la gestió dels drets i el repositori – que sempre es defineixen com a obligatoris, per tant cal que estiguin informats, i que estan relacionats directament amb una correcta recol·lecció per part d’Europeana dels documents publicats a la MDC.

Quan creem una col·lecció nova també hem de tenir molt present com volem que per defecte es vegin els documents a la MDC, és a dir, la seva ordenació, tenint present quina estructura documental tenen en el fons del qual formen part. Recordem que quan fas una cerca a la MDC els documents s’ordenen alfabèticament, i des de l’Administrador del CONTENTdm podem definir per quins camps (ens deixa escollir 3 de forma ascendent i descendent).

Quan els documents no estan catalogats de manera independent, sinó que estan descrits en un inventari, una de les feines més importants a l’hora de publicar una nova col·lecció a la MDC és, precisament, decidir de quina forma posarem la informació als camps de metadades de la col·lecció perquè es pugui ordenar de manera lògica material divers d’un fons. Si parlem de la col·lecció del Fons Enric Granados, documentació descrita sota l’entrada Partitures i documentació d’Enric Granados, 1889-1922, pel que fa a les partitures es va decidir posar com a títol principal el títol uniforme de l’ajuda de cerca, i com a títol alternatiu el títol de cada document concret perquè en cercar a la MDC una obra concreta poguéssim tenir totes les seves partitures i particel·les agrupades. També es va decidir posar al títol si eren partitures o particel·les perquè els usuaris poguessin diferenciar el material documental.

En canvi, per la correspondència es va decidir que el títol alternatiu seria el títol uniforme de l’ajuda de cerca i el títol del document seria “Carta enviada per nom de l’emissor a nom del receptor” i/o “Carta rebuda per nom del receptor de nom de l’emissor”, amb les seves diferents casuístiques (aplec de correspondència, correspondència professional, notes, etc.). Per la correspondència d’un mateix emissor que tingués un volum important de documents, també es va decidir afegir al final del títol “Carta 01, Carta 02, etc.” perquè en cercar agrupés els documents de forma ordenada i lògica tal com apareixen a l’ajuda de cerca.

Un cop creada i publicada la col·lecció a la MDC, i per tal d’aconseguir una navegació bidireccional entre el catàleg i la MDC, a cada registre bibliogràfic del catàleg se li afegeixen les etiquetes 530 (Nota del format físic), 730 (Entrada secundària – Títol Uniforme) i 856 (Localització i accés electrònic).

530   ##$aReproducció digital disponible a: Memòria Digital de Catalunya

730   0#$aMemòria Digital de Catalunya

856   41$zAccés lliure $uhttps://mdc.csuc.cat/digital/collection/egranados

A l'afegir l’etiqueta 856 en el registre bibliogràfic apareixerà la icona de “TEXT COMPLET” que permet accedir de manera directa al document digital. 

Com veieu, conèixer la part tècnica del procés és molt important, però la feina que hi ha al darrere a l’hora de gestionar la informació que vols posar i com la vols posar a l’abast dels usuaris, així com agrupar i ordenar les imatges de les quals vols donar aquesta informació, sovint és un procés que passa desapercebut per molts de nosaltres i que es realitza des de la secció de Digitalització.

Carolina Taboada
Digitalització